Sigle in calce alle lettere commerciali

In ambito burocratico, ad esempio in caso di lettere commerciali, circolari, ecc., spesso viene indicato, in calce, chi ha materialmente steso il testo, per poterlo identificare all'interno dell'organizzazione nel caso se ne presentasse la necessità (in contrapposizione a chi ha firmato il documento, che se ne assume la responsabilità verso l'esterno).

In alcuni casi si distingue tra chi redige il testo (dettandolo, o scrivendo una minuta a penna) da chi lo scrive materialmente, indicando la sigla del primo con lettere maiuscole e del secondo con lettere minuscole (AB/bc: Alice Bravelli ha scritto, Barbara Codrippi ha dattiloscritto).

Essendo questa identificazione ad uso interno, la sigla corrisponde ad un codice che deve essere univoco all'interno dell'organizzazione. Che essa sia composta dall'iniziale del cognome seguita da quella del nome, o viceversa, è ininfluente ai fini del raggiungimento dell'obiettivo che ci si pone, ossia la rintracciabilità dell'autore. Anzi, il fatto che ci sia un riferimento, seppur minimo, al nome e al cognome, può essere del tutto inutile.

Chi riceve la lettera in genere non conosce i nomi delle persone coinvolte nella redazione della stessa, per cui per lui/lei la cosa è indifferente. Se, però, sa che nella segreteria dell'ufficio clienti dell'azienda XYZ lavora una certa Barbara Codrippi, potrebbe facilmente decodificare, con un grado di precisione che ovviamente dipende dalle dimensioni dell'organizzazione) la sigla /bc. E se trovasse la sigla /cb potrebbe pensare che nell'azienda XYZ è consuetudine mettere il cognome prima del nome in questo genere di cose. Niente di grave, naturalmente, rispetto a tanti altri problemi, ma l'azienda XYZ non ci farebbe una bella figura.

P.S. Quando si tratta di sigle di questo tipo, che hanno una funzione di codifica, si può tranquillamente essere elastici. Ad esempio, anche se siamo abituati a indicare giorno, mese e anno per le date, nulla vieta di "codificare" una data come AAAAMMGG (es. 20130625 per 25 giugno 2013) nel caso questo possa essere utile per eventuali ordinamenti. Nel caso in questione, però, a meno che l'organizzazione abbia moltissimi dipendenti, un ordinamento delle sigle non ha ragion d'essere, credo.